On todennäköistä, että jokainen yritys joutuu verotarkastuksen kohteeksi jossain vaiheessa toimintaansa. Alla esittelen verotarkastuksen kulun, verottajan oikeuksia ja verovelvollisen velvollisuuksia ja kuinka verotarkastuksen yhteydessä kannattaisi toimia. Verotarkastukseen valmistautumiseen kuuluu se, että kirjanpito on tehty oikein ja on ajan tasalla, samoin kuin verottajalle annetut ilmoitukset. On myös tärkeää, että verotarkastuksen aikana annetut selvitykset ja lausunnot ovat huolellisesti laadittuja, jotta verotarkastaja ymmärtää ja hyväksyy ne.
Verotarkastus ei ole millekään yritykselle mieluinen tapahtuma. On kuitenkin todennäköistä, että jokainen yritys joutuu siihen jossain vaiheessa toimintaansa. Verotarkastukseen valmistautumiseen kuuluu se, että kirjanpito on tehty oikein ja on ajan tasalla, samoin kuin verottajalle annetut ilmoitukset. Tästä huolimatta verottajalla ja verovelvollisella saattaa olla eri käsityksiä joidenkin kulujen kuulumisesta liiketoimintaan, kirjanpidon kirjauskäytännöistä, arvonlisäverotuksen käytännöistä tai hyväksyttävistä matkakuluista jne.
On tärkeää, että verotarkastuksen aikana annetut selvitykset ja lausunnot ovat huolellisesti laadittuja, jotta tarkastaja ymmärtää ja hyväksyy ne. Jos verotarkastuksessa havaitaan virheitä, niitä voidaan korjata verotuksen oikaisuprosessissa hallinto-oikeudessa tai mahdollisessa rikosprosessissa, jos verottaja epäilee veropetosta tai muuta rikosta. Tällainen jälkikäteinen korjaaminen on kallista ja voi kestää vuosia. Myös verotarkastuksessa määrätyt verot on yleensä maksettava lyhyen maksuajan kuluessa siitä huolimatta, että verotuksesta valitetaan.
Mistä verotarkastuksessa on kyse?
Verotarkastuksessa tutkitaan, onko Verohallinnolle toimitettu oikeat ja riittävät tiedot, jotta verotus on voitu suorittaa oikein Suomen verolainsäädännön mukaisesti. Tarkastuksessa tehdyt havainnot voivat johtaa verojen määräämiseen. Verotarkastus kohdistuu yrityksen kirjanpitoon ja muuhun dokumentaatioon, kuten sopimuksiin ja kauppakirjoihin. Tarkastuksessa selvitetään yleensä, vastaavatko liiketoiminta ja kirjanpito toisiaan, ovatko Verohallinnolle annetut ilmoitukset kirjanpidon mukaisia ja onko verolainsäädäntöä noudatettu.
Verotarkastuksen laajuus vaihtelee tilanteesta ja tarpeesta riippuen. Tarkastus saattaa keskittyä tiettyyn aihealueeseen, kuten arvonlisäverotukseen, tai koskea yhtä tai useampaa verolajia laajemmin ja samanaikaisesti. Verohallinnolla on vuosittain tiettyjä painopistealueita, joiden perusteella verotarkastusten kohteet valitaan. Tarkastuksia voidaan suunnata esimerkiksi tiettyihin toimialoihin tai riskialttiiksi havaittuihin ilmiöihin. Tämän lisäksi osa verotarkastuksista kohdennetaan satunnaisesti.
Verotarkastus voidaan myös tehdä vertailuverotarkastuksena, jolloin Verohallinto kerää pelkästään vertailutietoja tarkastuksen kohteena olevan verovelvollisen liikekumppaneista tai muista toimijoista. On myös tärkeää huomata, että jos esimerkiksi yrityksen asiakas tai tavarantoimittaja on epäiltynä arvonlisäveropetoksesta, tarkastus voidaan ulottaa kyseisen yrityksen asiakkaisiin ja tavarantoimittajiin heidän yhteistyönsä osalta epäillyn yrityksen kanssa.
Verottajan oikeudet ja verovelvollisen velvollisuudet
Verotarkastajilla on verotarkastuksessa laajan tiedonsaantioikeudet. Yrityksen on Verohallinnon kehotuksesta esitettävä Suomessa tarkastettava kirjanpitonsa, muistiinpanonsa samoin kuin kaikki sen elinkeinotoimintaan tai muuhun tulonhankkimistoimintaan liittyvät sopimukset ja asiakirjat sekä muu aineisto ja omaisuus, joka saattaa olla tarpeen verotuksessa. Verovelvollisen on myös näytettävä tarkastettavaksi kaikki muu aineisto ja omaisuus, joka voi olla tarpeellinen verotuksessa.
Verotarkastuksen yhteydessä verottaja voi usein tehdä yhteistyötä muiden eurooppalaisten verotoimistojen kanssa, erityisesti silloin, kun yrityksellä on tytäryhtiöitä tai merkittäviä toimintoja ulkomailla. Tiedossani on tapauksia, joissa verotarkastukset on tehty hyvin tiiviissä yhteistyössä Baltian maiden veroviranomaisten kanssa.
Miten verotarkastus toteutetaan?
Verohallinto ottaa etukäteen yhteyttä yritykseen sopiakseen verotarkastuksen ajankohdasta ja ilmoittaakseen, mitä ajanjaksoa tarkastus koskee. Yritys saa samalla tiedon siitä, mitä kirjanpitoaineistoa ja muuta materiaalia tarvitaan tarkastusta varten.
On suositeltavaa, että yritys ottaa heti yhteyttä tilintarkastajaansa ja/tai lakimieheensä saatuaan tiedon verotarkastuksesta.
Verotarkastus alkaa alkukeskustelulla, jossa yrityksen edustajat esittelevät liiketoiminnan ja merkittävät muutokset. Keskustelussa käydään läpi myös kirjanpidon, taloushallinnon ja palkanlaskennan järjestelyt, toimipaikkojen sijainnit ja määrät, omistussuhteet sekä henkilöstön määrä. Verohallinto selittää alkukeskustelussa tarkastuksen tavoitteet ja vaiheet. Tarkastukseen osallistuu aina kaksi verotarkastajaa. Alkukeskustelusta voidaan tehdä kirjallinen muistio, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat, ja keskustelu voidaan pitää myös puhelimitse.
Verotarkastuksen seuraava vaihe on aineiston tarkastus, joka voidaan nykyään toteuttaa myös sähköisesti. Yritys voi antaa Verohallinnolle pääsyn sähköiseen taloushallintojärjestelmäänsä, jossa tarkastus voidaan suorittaa. Jos sähköinen tarkastus ei ole mahdollinen, se voidaan tehdä esimerkiksi Verohallinnon tai yrityksen toimitiloissa. Epäselvät asiat pyritään selvittämään tarkastuksen aikana keskustelemalla tai myöhemmin kirjallisella selvityspyynnöllä.
Keskeistä on, että näissä keskusteluissa ja annetuissa selvityksissä on vastattavat asiat jo etukäteen mietittynä. Verotarkastajan saamaa väärää käsitystä on vaikea saada muutettua jälkikäteen. Myöskään yrityksen uskottavuus ei parane sillä, että kiireessä annettuja selityksiä korjataan jälkikäteen annetuilla selvityksillä tai lausunnoilla.
Yrityksen kirjanpito tarkastetaan verottajan aiheelliseksi katsomalla tarkkuudella. Tarkastus ei rajoitu pelkästään tositteisiin ja kirjanpitoon, vaan kattaa yleensä myös urakkasopimukset, kauppakirjat, lainasopimukset ja työsopimukset. Yksi keskeisistä asioista on kirjanpidon luotettavuuden selvittäminen, eli tarkastetaan, vastaavatko ilmoitukset kirjanpitoa ja heijastaako kirjanpito todellisia olosuhteita.
Verotarkastus päättyy loppukeskusteluun, joka käydään usein aineiston tarkastuksen jälkeen tai myöhemmin puhelimitse. Tässä keskustelussa verotarkastajat esittelevät havainnot ja asiat, jotka yrityksen on vielä selvitettävä. He selittävät myös mahdollisen arvioverotuksen perusteet ja antavat arvion siitä, milloin verotarkastuskertomus valmistuu.
Tämän jälkeen Verohallinto laatii suoritetusta tarkastuksesta verotarkastuskertomuksen, joka on selostus suoritetun tarkastuksen kulusta, havaituista verotukseen vaikuttavista asioista ja niistä johtuvista jatkotoimista. Yrityksellä on mahdollisuus antaa kirjallinen vastine verotarkastuskertomukseen, ja sen antamiseen Verohallinto antaa aikaa yleensä kaksi viikkoa. Tätä määräaikaa voidaan useissa tapauksissa pyynnöstä pidentää.
Aina jos verotarkastuksessa päädytään esittämään lisää veroja maksettavaksi, yrityksen on suositeltavaa antaa vastine verotarkastuksesta. Tässä vaiheessa on vielä mahdollista saada verottaja muuttamaan käsitystään. Viimeistään vastineen laatimisessa on suositeltavaa käyttää myös apuna asiantuntijaa, kuten veroasioihin erikoistunutta lakimiestä tai tilintarkastajaa.
Miten verotarkastukseen tulisi valmistautua?
Yrityksen valmistautuminen verotarkastukseen sisältää vähintään tarkastettavan aineiston kokoamisen ja toimittamisen verotarkastajille. Tämä aineisto kattaa kirjanpidon lisäksi muun muassa toimitus-, rahoitus- ja alihankintasopimukset, työsopimukset sekä tuntilistat. Yrityksen kannattaa tarkistaa aineisto varmistaakseen, että se sisältää kaiken tarvittavan. Valmistautuminen tarkoittaa siis aineiston läpikäyntiä ja sen asianmukaisuuden varmistamista. Jos tarkistuksessa havaitaan virhe, se kannattaa tuoda esiin verotarkastajille, mikä parantaa yrityksen uskottavuutta.
Yritys voi myös valmistautua verotarkastukseen ennakoivasti osana normaalia toimintaa huomioimalla veroriskit säännöllisesti ja pitämällä kirjanpitoaineiston aina luovutus- ja tarkastuskunnossa.
Verotarkastus eri vaiheineen voi itsessään olla monimutkainen prosessi yrityksen näkökulmasta, joten luotettavan asiantuntijan hyödyntäminen on suositeltavaa ja voi olla jopa välttämätöntä. Mitä aikaisemmassa vaiheessa asiantuntija otetaan mukaan prosessiin, sitä suuremmalla todennäköisyydellä verotarkastuksen lopputulos pystytään ennakoimaan sekä välttämään väärinkäsitykset ja niiden perustella määrättävät verot.
Mitä yritys voi tehdä, jos verotarkastuksen seurauksena määrätään lisäveroja tai verotus oikaistaan yrityksen vahingoksi?
Yritys voi hakea muutosta verotuspäätökseen. Ensimmäisenä muutoksenhakuasteena toimii verotuksen oikaisulautakunta. Jos yritys ei ole tyytyväinen oikaisulautakunnan päätökseen, se voi viedä asian hallinto-oikeuden käsiteltäväksi ja valittaa tarvittaessa edelleen korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Tämä prosessi vie vuosia.
Jari Sotka
Asianajaja, MBA
Puh. 040 544 0610
[email protected]
Asianajotoimisto Amos Oy
www.amoslaki.fi
Kirjoittaja on toiminut lakimiehenä ja asianajajana yli 25 vuotta keskittyen koko työuransa ajan pienten ja keskisuurten yritysten oikeudellisten ongelmien ennaltaehkäisyyn ja ratkaisemiseen.