fbpx

Törmään yhä useammin sekä työnantajan että työntekijän erillisiin kysymyksiin siitä, mitä pitäisi sopia työsähköpostin käytöstä ja myös sen sulkemisesta työsuhteen päättyessä sekä näihin liittyvistä ratkaisuista. Olen myös omakohtaisesti joutunut miettimään tätä asiaa oman työsuhteeni päättyessä ja myös siinä tilanteessa, että jonkun työntekijäni työsuhde on päättynyt. Siksi olen oheen koonnut tietopaketin niille, joita asia askarruttaa.

Työntekijän käyttöön annettu sähköposti on työväline. Työnantaja voi edellyttää, että työsähköpostia käytetään vain työasioiden hoitoon. Tästä huolimatta työsähköpostia koskee sama perustuslain suoja kuin kirjettäkin. Työnantajalla ei ole oikeutta ilman erityistä perustetta ottaa selkoa työntekijän työsähköpostin sisällöstä. Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä määritellään erityiset perusteet, joiden nojalla työnantajalla on oikeus selvittää työntekijän työsähköpostia työntekijän poissa ollessa.

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 19 §:ssä ja 20 §:ssä https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2004/20040759 säädetään niistä erityisistä perusteista, joiden nojalla työnantaja voi hakea työsähköpostista itselleen kuuluvat viestit ja avata ne. Viestien avaamisen ja hakemisen edellytyksenä on lisäksi se, että työnantaja on täyttänyt ensin yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 18 §:ssä määritellyt huolehtimisvelvollisuudet.

 

Huolehtimisvelvollisuus

Jos työntekijä on poissa tai pysyvämmin estynyt tulemasta töihin, työnantajan on tarjottava työntekijälle yhtä tai useampaa seuraavista vaihtoehdoista, ennen kuin hakee esille tai avaa tämän työsähköpostiin tulleita tai sieltä lähteneitä viestejä:

Vaihtoehto 1

Työntekijä voi lähettää automaattisen vastaustoiminnon (autoreply) avulla viestin lähettäjälle ilmoituksen omasta poissaolosta, sen kestosta ja myös tiedon henkilöstä, joka hoitaa poissa olevalle työntekijälle kuuluvia tehtäviä (out of office / poissaoloilmoitus).

Työntekijä voi ohjata viestit toiselle henkilölle, jonka työnantaja on hyväksynyt tähän tehtävään tai toiseen omassa käytössään olevaan osoitteeseen, joka on työnantajan hyväksymä.

Vaihtoehto 2

Työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että hänen poissa ollessaan joku muu ottaa vastaan työntekijälle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko työntekijälle lähetetty sellainen viesti, joka on selvästi tarkoitettu työnantajalle työtehtävien hoitamiseksi ja josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto

Vaihtoehto 3

Huolehtimisvelvollisuus on täytetty, kun työnantaja on tarjonnut jotakin vaihtoehtoa työntekijän käyttöön. Viestien esille hakeminen ja avaaminen ei siis edellytä, että työntekijä olisi ottanut jonkun huolehtimisvelvollisuuden käyttöönsä. Työntekijälle voi myös tarjota useampia yllä olevia vaihtoehtoja.

 

Työnantajalle kuuluvien viestien esille hakeminen

Edellä kuvattujen huolehtimisvelvollisuuksien täyttämisen jälkeen työnantajalla on oikeus hakea työntekijän työsähköpostista työnantajalle kuuluvia viestejä silloin, kun työntekijä on tilapäisesti estynyt suorittamasta työtehtäviään ja työnantaja ei voi saada sähköpostiviestien sisältöä selville huolehtimisvelvollisuuksien avulla. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi sairausloma tai vuosiloma.

Sähköpostiviestien esille hakeminen tapahtuu tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla.

Sähköpostiviestien esille hakeminen tarkoittaa sitä, että työnantajalla on oikeus ottaa viestin lähettäjää, vastaanottajaa tai viestin otsikkoa koskevien tietojen perusteella selville, onko työntekijälle lähetetty viesti hänen poissa ollessa tai onko työntekijä välittömästi ennen poissaoloaan lähettänyt tai vastaanottanut työnantajalle kuuluvia viestejä, joista työnantajan on toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi muutoin välttämätöntä saada tieto. Lisäksi seuraavien edellytysten tulee täyttyä:

  1. Työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun ja työnantajan käytössä ei ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville.
  2. Työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu.
  3. Työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään eikä työnantajalle kuuluvia viestejä siitä huolimatta, että työnantaja on huolehtinut 18 §:ssä tarkoitetuista velvollisuuksistaan, voida saada työnantajan käyttöön.
  4. Työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa ja asian selvittäminen ei kestä viivytystä.

 

Pysyvästi estyneen ja kuolleen sähköpostit

Jos työntekijä on kuollut tai pysyvästi estynyt suorittamasta työtehtäviään eikä hänen suostumustaan voi saada, työnantajalla on oikeus ottaa viestin lähettäjää tai vastaanottajaa tai viestin otsikkoa koskevien tietojen perusteella selville työnantajalle kuuluvat viestit, jollei työntekijän hoitamien asioiden selville saaminen ja työnantajan toiminnan turvaaminen ole muilla keinoilla mahdollista.

Tässäkin tilanteessa kuitenkin edellytetään, että työntekijä on hoitanut tehtäviään itsenäisesti työnantajan lukuun ja työnantajan käytössä ei ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville. Lisäksi edellytetään, että työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu.

 

Työsähköpostien esille hakemisesta täytyy laatia selvitys

Jos työsähköpostin viestien esille hakeminen ei johda sähköpostiviestien avaamiseen, on hakemisesta laadittava selvitys, jonka viestin esille hakemiseen osallistuneet henkilöt allekirjoittavat. Selvityksestä on käytävä ilmi, miksi viestiä on haettu, hakemisen ajankohta ja sen suorittajat. Selvitys on lisäksi viipymättä toimitettava työntekijälle. Selvitystä ei tietenkään tarvitse toimittaa, jos työntekijä on kuollut tai pysyväisluontoisesti estynyt.

Työsähköpostin viestien lähettäjä- tai vastaanottajatietoja tai otsikkotietoja ei saa käsitellä laajemmin kuin on välttämätöntä viestin esille hakemisen tarkoituksen vuoksi, eivätkä sähköpostin esille hakemiseen osallistuneet henkilöt saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

 

Työnantajalle kuuluvien sähköpostien avaaminen

Mikäli sähköpostiviesti esille hakemisen jälkeen on selvästi työnantajalle kuuluva, on työnantajalla tietyin edellytyksin oikeus avata itse sähköpostiviesti. Se, kuuluuko viesti työnantajalle, arvioidaan sähköpostiviestin lähettäjää, vastaanottajaa tai viestin otsikkoa koskevan tiedon perusteella. Sähköpostiviesti voi olla joko työntekijälle lähetetty viesti tai työntekijän lähettämä viesti.

Työsähköpostin viestin avaaminen edellyttää myös sitä, että työnantajan on välttämätöntä saada viestin sisällöstä tieto toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi, eikä viestin lähettäjään tai vastaanottajaan saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi tai sen lähettämiseksi työnantajan osoittamaan osoitteeseen.

Kun nämä edellytykset täyttyvät, työsähköpostin viesti voidaan avata tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla toisen henkilön läsnä ollessa.

Avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, mikä viesti on avattu, miksi viesti on avattu, avaamisen ajankohta, avaamisen suorittajat sekä kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle, jollei työntekijä ole kuollut tai pysyväisluontoisesti estynyt.

Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä ja lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi, eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista viestin sisältöä sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

 

Yhteistoiminta sähköpostien käytöstä

Yli 30 työntekijän yrityksissä sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteet on käsiteltävä yhteistoimintaneuvotteluissa. Alle 30 työntekijän työpaikoilla työntekijöille on varattava tilaisuus tulla kuulluksi sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteista.

Neuvotteluvelvollisuus ja kuuleminen koskevat sähköpostin käytön yleisiä periaatteita eli mm. sitä, saako työsähköpostia käyttää yksityisasioiden hoitamiseen. Yksittäisistä tapauksista ei tarvitse neuvotella tai kuulla työntekijöitä. Neuvottelut ja kuuleminen tulee hoitaa ennen periaatteiden käyttöönottoa. Vaikka työnantajalla on velvollisuus neuvotella työntekijöiden kanssa tai kuulla heitä, tekee työnantaja lopullisen päätöksen sähköpostia koskevissa asioissa, jollei yhteisymmärrykseen työntekijöiden kanssa päästä.

Sähköpostin käytön periaatteista on suositeltavaa sopia yhdessä työntekijöiden kanssa kirjallisesti myös alle 30 työntekijän yrityksissä. Tällöin kannattaa sopia siitä, kuinka poissaoloista ilmoitetaan ja mitä menetelmää käytetään työntekijän poissaolon aikana. Lisäksi on suositeltavaa hoitaa huolehtimisvelvollisuudet ja erilliset suostumukset kuntoon heti työsuhteen alussa.

Käytännössä suurimmat ongelmat sähköpostin käytöstä aiheutuvat siitä, että asioista ei ole sovittu etukäteen.

 

Työntekijän suostumus ja sähköpostin avaaminen

Jos työntekijä on ohjannut viestinsä toiselle henkilölle poissaolonsa aikana (vaihtoehto 2) tai työntekijä on antanut suostumuksen siihen, että hänen poissa ollessaan toinen henkilö voi ottaa vastaan työntekijälle lähetetyt viestit (vaihtoehto 3), nämä henkilöt saavat hakea esille ja avata työsähköpostiin tulleita työhön liittyviä sähköposteja käyttäen edellä kerrottua menettelyä.

Jos työntekijä on kuitenkin antanut erillisen kirjallisen suostumuksen siitä, että nämä henkilöt saavat lukea työntekijän viestejä ja hoitaa myös sähköpostiviesteissä tarkoitettuja työtehtäviä noudattamatta lain edellyttämiä menettelytapoja, voivat nämä henkilöt hakea ja avata poissaolevan työntekijän työsähköpostin työnantajalle kuuluvia viestejä noudattamatta lain suhteellisen monimutkaista menettelyä. Tällainen työntekijän erillinen suostumus voidaan kuitenkin milloin tahansa peruuttaa.

 

Käytännön ohjeet

Työsähköpostin käytön pelisäännöistä kannattaa aina sopia etukäteen työpaikalla. Työsuhteen päättyessä suositeltavaa on, että sovitaan myös työntekijän työsähköpostin sulkemisesta ja mahdollisesta poissaoloviestistä. Lain menettelytavoista voidaan poiketa, jos niistä on erikseen sovittu.

 

Lomake sähköpostien lukusuostumukseen

Olemme tehneet mallilomakkeen jota voit käyttää oman yrityksesi tarpeisiin. Muista täyttää kaikki kohdat huolellisesti.

Lataa word-muotoinen lomake tästä: Suostumus sähköpostien käsittelyyn

Artikkelin laati Lakimies Tuula Rainto, Lakiasiaintoimisto Amos. Hänelle saa aina soittaa maksuttoman puhelun, p.010 299 5090. Voit tutustua hinnastoomme tästä

Aiheeseen liittyvät kirjoitukset:
Tee aina kirjallinen työsopimus
Uusi työaikalaki 1.1.2020 – mikä muuttuu?